忙于填表沒空科研，精打細算當起會計
科學家需要填那么多表嗎?
記者 劉詩瑤
2015年12月27日 來源：人民網(wǎng)-人民日報
原標題：科學家需要填那么多表嗎？（關(guān)注·拆掉創(chuàng)新發(fā)展的籬笆③）
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今年7月，李克強總理在國家科技戰(zhàn)略座談會上曾談道：“我聽一些科技人員反映，因為許多繁瑣規(guī)章，他們大量時間沒法待在實驗室，而是用來搞‘內(nèi)政外交’。每年填寫各種表格就會浪費不少精力。”
那么，科學家需要填什么表？填表占了他們多少時間？
填寫年度總結(jié)和結(jié)題報告，小課題需花一個月，大的項目恐怕要耗費兩個月
年底本是研究成果收官、科學家高興的時候，某國立研究院的周明研究員卻在為“填表”發(fā)愁。“我主持多個國家研究課題，需要向相關(guān)部門提交至少3份項目執(zhí)行報告。小課題需花費一個月來填寫，大的項目恐怕要耗費兩個月。”
周明所填的“表”，是指科研項目的年度總結(jié)或結(jié)題報告。以時長5年的科研項目為例，除了申請課題時需提交大量表格，獲批實施后的第一、二、三、四年底，都要提交年度總結(jié)。等到第五年項目驗收時，再提交結(jié)題報告。他告訴記者，一份完整的報告約40—50頁，承擔的項目越多，需要提交的表格就越多，而且都集中在年底，真有點不堪重負。
除了自己主持的項目，周明還要填寫參與其他主持人名下項目的總結(jié)。此外，他還要填寫科技部各個下屬事業(yè)單位發(fā)來的“成果調(diào)查統(tǒng)計表”——他們要用來調(diào)查科技成果的投資效益和作統(tǒng)計分析。“這種表格特別多，內(nèi)容與項目總結(jié)通常重疊，但格式很不一樣，每次都得重填一遍。”
“填表”并非只是簡單地動動筆或敲敲鍵盤，首先要準備詳實具體的資料。“如果項目涉及多個單位，還要提前告知對方整理、上報數(shù)據(jù)。他們通常要花幾周時間準備，這期間我要反復催促、耐心等待。”
數(shù)據(jù)齊備后，周明開始一項項填。據(jù)他介紹，總結(jié)報告要求填寫項目執(zhí)行期間發(fā)表過的所有論文，不能只填數(shù)目和名稱，要把論文的完整電子版掃描上去。有的電子表格不允許直接復制文檔的內(nèi)容，需要填表人點擊下拉菜單選項，一個字一個字地輸入。
除了填寫表格，周明團隊還要在年終匯報會上用幻燈片的形式，向評委們匯報科研進展和成果。“評委們要求很高，制作幻燈片要動很多腦筋，花很多心思。”周明無奈地說，“年終匯報會的籌備工作也由項目組承擔，預訂會議室、準備茶水……年底項目組都在‘辦會’，很難有心思搞科研。”
據(jù)周明大致估算，填寫年度總結(jié)和結(jié)題報告在一年當中大約要占近20%的工作時間——這還不包括年初的項目申請。“填寫項目申請表占的時間比年度總結(jié)還要多一些。一般而言，越能干的科研人員課題越多，填表就越多，真正做科研的時間反而少了。”
在高校教學、科研一肩挑的科研人員，到年底填的表就更多了。南方某高校的年輕教授林風告訴記者，除了項目總結(jié)報告、年度工作考核，還有一堆與教學相關(guān)的表格。“教學日歷、學期成績、試卷分析……要填的表格五花八門，讓人大費周章。青年教師如果想評獎、評職稱，要填的表格就更多了。”
為了報銷科研經(jīng)費，科研人員要精打細算，三天兩頭看財務(wù)報表，快變成專業(yè)會計了
潘玲是一位環(huán)境學專家，讓她特別為難的，是與項目經(jīng)費相關(guān)的財務(wù)報表。
“除了申請時要開動腦筋填寫經(jīng)費預算，項目結(jié)題時還要提交財務(wù)報告。要算清項目幾年的花費，需要把各個參與單位的票據(jù)和賬務(wù)集中起來，分門別類地加以整理，匯總后請科技部認可的審計公司出具審計報告。整理準備各項財務(wù)支出清單大概需要3個月，因為根據(jù)規(guī)定，每一筆錢都要有相應(yīng)票據(jù)說明用項——光整理各個參與單位的賬目就要兩周時間。”
更讓潘玲備感撓頭的，是她對財務(wù)報表“不會填”和“不敢填”。
說到“不會填”，潘玲說自己很長一段時間分不清“差旅費”和“交通費”到底有啥區(qū)別，曾因為填錯賬目類別，多次被財務(wù)處“打回來”返工。“‘不敢填’，是因為每筆錢都要跟申請項目時的預算明細對號入座，如果對不上，就容易‘犯錯誤’。我最近每天都要看財務(wù)報表，簡直成專業(yè)會計了！”她苦笑著說。
據(jù)潘玲介紹，由于從2006年開始加強了財務(wù)審計，研究項目的財務(wù)類表格增加了很多，而且要求項目開銷全部“按預算完成”，有的項目甚至不允許超支一分錢。為此，負責項目的科研人員需要三天兩頭看報表，生怕花錯、花超了。
潘玲告訴記者，她的一位同事在申報項目時本已做好差旅費預算，但到出差的時候科研任務(wù)有變化，更改了行程，導致實際花銷和預算不一致，結(jié)果大費周折。“更讓人哭笑不得的是，前幾年沒有高鐵、火車票便宜，現(xiàn)在有了高鐵，票價比以前貴，差旅費就很容易超標。但差旅預算是幾年前填的，不能更改，要更改的話就得打報告請示領(lǐng)導，一來一去又浪費了很多時間。”
“如果預算做得精確還好，如果不夠精確，出了問題就屬于‘亂做預算’。比如實驗材料費預算20萬元，結(jié)題時如果才花了15萬元，那你就有‘套用國家經(jīng)費’的嫌疑”，據(jù)潘玲透露，有一些科研人員被迫在賬目上作假，真的是為了結(jié)題時過財務(wù)報銷關(guān)。“科學研究存在許多不確定性，計劃沒有變化快是常有的事。有結(jié)余，批評你多做預算；沒結(jié)余，懷疑你濫用經(jīng)費——這讓人心里憋屈。”
“連買根試管都要填一堆單子！”據(jù)周明介紹，國內(nèi)的科研人員采購實驗用品，如果金額高，就需跟公司簽合同，開出清單后，去財務(wù)拿支票；拿支票要寫申請；借款要開發(fā)票，報銷完了還要平賬——每個環(huán)節(jié)都很啰嗦。“更麻煩的是，每個環(huán)節(jié)都需要各級領(lǐng)導簽字，領(lǐng)導不在就要干等著，無形中又增加了時間成本。”
建議取消一些無意義的報表，完善相關(guān)設(shè)計，建立信息公共平臺，減少重復勞動
科研人員費心費力填了這么多表格，到底有多少用處？
“填表的初衷可能是好的，有些表格也確有必要。”周明說，比如財務(wù)報表，管理部門把它作為一種管理手段，通過查看報表了解項目的進展，檢查監(jiān)督經(jīng)費的使用情況，希望能借此防止學術(shù)造假、杜絕貪污腐敗。“但有些表格純粹是走形式，甚至是管理者為了顯示自己的存在。”
“我國的研究員、副研究員和教授、副教授加起來有數(shù)百萬，每年總共要填多少表啊？管理者看得過來嗎？”林風說，“我覺得交上去的表格基本沒人看。每個項目總結(jié)都摞得跟小山一樣高，管理者哪里看得過來？”
受訪者建議，取消一些無意義的報表。高校院所和上級管理部門應(yīng)認真聽取科學家的意見，真正尊重科研規(guī)律，本著為科學家服務(wù)的理念，盡量減少科學家填表的時間。“就說旨在檢查科研進展的項目年度考核吧，這種考核并不符合科學研究的實際情況。”林風說，科學研究不是按照計劃的線路去旅行、今年到哪兒明年到哪兒，而是對未知世界的探索，研究者自己都不知道哪條路走得通、何時能到終點。“在這種情況下要求研究者填寫所謂的年度進展，不是很滑稽嗎？”
科學設(shè)計表格。“對于一些必填的表格，完全可以設(shè)計得更科學、更合理。”潘玲說，比如申請項目時的財務(wù)預算，應(yīng)當根據(jù)科研活動的規(guī)律和不同領(lǐng)域的具體特點，設(shè)計得更靈活一些。“科研的最大特點是不確定性，對于未來幾年的科研進展和具體花費，科學家哪能預測得分毫不差？相關(guān)部門在安排項目預算時，可以根據(jù)以往的經(jīng)驗，設(shè)定一個大致的比例，比如差旅費、交通費、儀器費大致各占多大比例，實際研究中只要不超出這個比例就行了。如果規(guī)定得太死太細，就會阻礙科研活動的正常進展，甚至會逼著科學家為報銷做假賬。”
利用科技手段建立信息公共平臺，減少重復勞動。林風建議，科學研究幾乎涉及每一個政府部門，目前科研經(jīng)費又是多頭管理，多數(shù)科研人員需要向不同的部門申請經(jīng)費，而每次申請都需要重復填寫個人的科研基本情況、發(fā)表論文情況等。“如果搭建一個全國性的信息平臺，把科研人員的基本情況都錄入進去，他們申報課題時的基本信息可以自動生成或自動調(diào)取，就會節(jié)省很多時間。”他同時建議，目前實行的科技報告制度，可以參照項目結(jié)題報告，而不是像現(xiàn)在這樣單搞一套制式，讓科研人員勞神費力地重復填寫。
受訪者盼望，管理者能認真傾聽一線科研人員的呼聲，不要再讓科研人員把寶貴的時間過多浪費在填表上。
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